如何使用公司性质的专业网盘
时间:2022-8-17      点击量:

  如何使用公司性质的专业网盘?很多企业发展到一定阶段就会面临着历史文件过多、寻找文件困难、文件版本混乱、文件使用者和拥有者权限混乱、文件泄露隐患增大等问题。企业网盘专为企业文件管理、存储而存在,具备多种文件管理功能,帮助企业高效办公。

如何使用公司性质的专业网盘

  1、文件检索
  记忆力再好的人也总会忘记文件存放在哪里,企业网盘除了初始化的时候建立清晰的部门结构和文件目录以外最有效找到文件的方法就是全文搜索(检索)了。如果采购企业网盘的主要目的是为了有效管理分散在各个员工PC上的各种工作文件及企业的历史、备份文件。是否支持全文搜索是最重要的指标。如:阿里云企业网盘支持按照文件名称、文件类型、文件内容等搜索,也支持各种排序方式方便查找文件。
  2、管理员权限分离
  对于有一定规模的企业来说,系统管理员权限过大是一个极其重要又很容易被忽视的问题。特别是对于企业网盘来说,财务部、人事部的文档如果管理员都能看到…后果不敢想象。能否让管理员能有效管理又能保证其权限可控是选择企业网盘时一定要重视的问题。如:阿里云企业网盘分为用户角色管理和团队管理。用户角色管理,新增用户自定义角色权限组,根据企业内岗位角色分工不同,定义多重维度的权限叠加,具备新增、删除、查看及成员管理功能;团队管理,区别于角色的团队维度权限组,根据团队组织结构定义权限,具备新增、删除、查看、团队空间分配限制及团队成员管理功能。
  3、数据安全
  越来越多的企业开始认识到知识产权的重要及数据安全事故的后果,所以开始关注企业数据安全。对于知识型企业来说,保证数据安全和可持续访问甚至是最基本的开工要求。如:阿里云企业网盘具有加密防护功能,基于阿里云底层存储提供企业级多层次安全防护,支持加密传输、加密存储、多种鉴权模式。
  4、文件分享
  文件分享是所有网盘都具有的功能,但能不能安全快速的分享?分享的时候能不能设定分享有效期?分享后的文件被谁看过能不能知道?分享的权限能不能设定(能看,能下载,能编辑,能讨论)?才是一个合格企业网盘考量的重点。如:阿里云企业网盘支持同组织内文件共享、外部用户公网文件分享等功能。
  5、统一存储

  重要文件的归宿一般都是归档保存,不过绝大多数企业网盘没有归档及相应的档案管理功能。除了历史重要文件保存混乱安全性不高外,长久使用下去后,历史文件会不断的在部门内积累,影响部门文件的使用效率及成员专注度。如:阿里云企业网盘能提供文件上传下载、新建文件及文件夹、移动、复制、删除、排序、收藏、备注等等一系列的文件管理能力。


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